Vorgehensweise zur Umsetzung der temporären Mehrwertsteuerreduzierung innerhalb von SAP Business One

Auf dieser Seite finden sie Hilfestellungen, um die Anforderungen der Absenkung der Mehrwertsteuer im Rahmen des Konjunktur- und Zukunftspaketes 2020 der Bundesregierung, für den Zeitraum vom 01.07.2020 bis 31.12.2020, innerhalb von SAP Business One abzubilden.

Alle Informationen auf dieser Seite beziehen sich auf die offizielle Kommunikation der Bundesregierung zum Zeitpunkt der Anfertigung. Wir führen keine steuerelevante Beratung durch. Alle Informationen beziehen sich auf eine rein systemseitige Empfehlung bezüglich der Konfiguration in SAP Business One. Fachlich beziehungsweise inhaltliche Themen sind mit einem Steuerberater zu definieren.

Wir haben Ihnen die grundlegenden Maßnahmen zur Umsetzung auch in einem Dokument zum Download zusammengefasst.

Darüber hinaus finden sie hier unser FAQ zu wiederkehrenden Rückfragen bezüglich der Arbeitsweise während der Mehrwertsteuersenkung.

Grundsätzlich empfehlen wir, die umsatzsteuerrelevanten Prozesse im System zu validieren, ggf, anzupassen und zu testen.

Bei manuellen Prozessen im System sind zudem Anwenderhinweise und ggf. Schulungen empfehlenswert.

Der Umfang der notwendigen Einstellungen richtet sich nach Art und Umfang Ihres Geschäftes

Prüfen Sie zunächst welche Geschäftsvorgänge für Ihr Unternehmen relevant sind. Zur Unterstützung haben wir Ihnen als Vorschlag eine Checkliste zum Download angefügt.

  • Erlöse und Aufwände mit 19% MwSt.
  • Erlöse und Aufwände mit 7% MwSt.
  • Erwerbe innerhalb der EU mit 19% MwSt.
  • Erwerbe innerhalb der EU mit 7% MwSt.
  • Vorgänge nach §13b
  • sonstige …
  • Dauerbuchungen
  • Vorausrechnungen
  • Bruttopreislisten
  • DATEV-Export
  • ELSTER
  • weitere …

Sachkonten

Im Zuge der Umsetzung der Anforderungen des Konjunkturpaketes kann es notwendig sein, zusätzliche Sachkonten anzulegen.
Bitte stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, in wie fern die Anlage neuer Sachkonten für Sie zum Tragen kommt.

Steuerkonten

Zur besseren Übersicht welche Steuerbuchungen zu welchem Prozentsatz erfolgt ist, kann es hilfreich sein, für den Zeitraum der zeitweisen Mehrwertsteuersenkung, separate Steuerkonten zu verwenden.

Diese separaten Steuerkonten sind allerdings manuell zum 01.07.2020 den jeweiligen Steuerkennzeichen zuzuordnen (siehe nachfolgenden Abschnitt) und zum 01.01.2021 wieder zurückzustellen.

Die Einstellungen finden Sie unter:
Finanzwesen > Kontenplan bearbeiten

  1. zunächst wählen sie die Kategorie (in diesem Fall „Verbindlichkeiten“) und bestätigen die Angabe mit „OK
  2. am einfachsten ist es ein ähnliches, bestehendes Konto zu suchen  klicken Sie daher entweder in der Symbolleiste auf das „Fernglas-Symbol“ oder verwenden Sie die Tastenkombination [Strg]+[F]
  3. In der Maske „Konto suchen“ geben sie zum Beispiel „1776“ (SKR03) oder ggf. „38xx“ (SKR04) ein, und bestätigen das ganze mit „OK
  4. wenn sie anschließend über den Button „Gleichrang. Kto. hunzufüg.“ ein neues Steuerkonto anlegen, dann wird dieses gleich in der korrekten Kategorie und Ebene eingefügt.
  5. Über „Position in Hauptebene“ können Sie darüber hinaus steuern, an welcher Stelle das Neue Konto erscheinen soll
  6. geben Sie eine mit ihrem Steuerberater abgestimmte Sachkontonummer sowie einen Kontonamen an.
  7. Mit dem Klick auf „Aktualisieren“ fügen Sie das neue Konto hinzu.

Erlös- und Aufwandskonten

Die Vorgehensweise bei der Anlage zusätzlicher Erlös- und Aufwandskonten ist identisch mit der zuvor beschriebenen Anlage von zusätzlichen Steuerkonten.

Nach der Anlage weiterer Erlös- und Aufwandskonten sind diese allerdings zusätzlich auch noch in der Sachkontenfindung einzutragen, damit diese Konten korrekt angesprochen werden. Diese Umstellung ist manuell direkt zum 01.07.2020 durchzuführen bevor eine Buchung erfolgt. Zum 01.01.2021 ist wiederum zu prüfen welche Sachkontenfindung wieder zurückgestellt werden muss.

Je nach aktueller Einstellung Ihrer SAP Business One Umgebung muss dies unter Umständen für jede Artikelgruppe, für jedes Lager oder gar  einzelnen Artikeln separat durchgeführt werden.

Die Anlage neuer/zusätzlicher Erlös- und Aufwandskonten sollte daher wohl überlegt sein und in enger Abstimmung mit Ihrem Steuerberater erfolgen.

Steuerkennzeichen

Bitte stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welche Variante für Sie zum Tragen kommt.

Vorgehensweise:

  1. Zeitliche Abgrenzung der Mehrwersteuersätze unter Beibehaltung der bestehenden Steuerschlüssel A1, A2, V1, V2 sowie ggf. E1 und E2. (Bitte prüfen Sie zudem ob bei Ihnen weitere Steuerschlüssel zum Tragen kommen.)
  2. Anlage zusätzlicher Steuerkennzeichen für Korrekturbuchungen

Anpassen bestehender Steuerkennzeichen

  1. Die Anpassung der Steuerkennzeichen erfolgt über
    Administration -> Definition -> Finanzwesen -> Steuer -> Steuerkennzeichen
  2. Wählen Sie das Steuerkennzeichen, welches Sie anpassen möchten durch Doppelklick auf die Zeilennummer. (in diesem Beispiel das Kennzeichen „A2 USt 19%“)
  3. Fügen Sie zwei neue Zeilen hinzu und definieren Sie
    a. den Steuersatz ab dem 01.07.2020
    b. den Steuersatz ab dem 01.01.2021
  4. Die beiden Fenster über „Aktualisieren“ und „OK“ schließen

Diese Anpassung ist für jedes für Ihr Unternehmen relevante Steuerkennzeichen durchzuführen.

Sofern Sie die DATEV-Schnittstelle nutzen, denken Sie daran in den neuen Zeilen ebenfalls den korrespondierenden DATEV-Steuerschlüssel einzutragen.

Anlegen zusätzlicher Steuerkennzeichen

Unter Umständen müssen im Zeitraum vom 01.07.2020  bis zum 31.12.2020 Korrekturbuchungen zu abweichenden Steuersätzen durchgeführt werden.

Zum Beispiel:

  • Rechnungstellung vor dem 01.07.2010 mit 19% MwSt.
  • Zahlung nach dem 01.07.2020 mit Skontoabzug
  • Lieferung/Rechnungstellung von Lieferungen/Leistungen vor dem 01.07.2020
  • Retouren/Gutschriften zu diesen Vorgängen nach dem 01.07.2020

Dies gilt analog auch für ggf. notwendige Korrekturen nach dem 01.01.2021 für Vorgänge aus dem Zeitraum 01.07.2020 – 31.12.2020

  1. Öffnen Sie erneut die Steuerkennzeichen -Definition unter
    Administration -> Definition -> Finanzwesen -> Steuer -> Steuerkennzeichen
  2. Scrollen Sie zur letzten Zeile. Diese steht Ihnen zur Neuanlage eines Steuerkennzeichens zur Verfügung
  3. Vergeben Sie im Feld „Code“ ein neues Steuerkennzeichen
  4. Vergeben Sie einen Namen für das Steuerkennzeichen (hier „A2C“)
  5. Wählen Sie im Feld „Kategorie“, ob es sich um eine Ausgangs-oder Vorsteuer handelt
  6. Hinterlegen Sie im Feld „Steuerkonto“ das entsprechende Sachkonto
  7. per Doppelklick auf die Zeilennummer öffnen sie die „Steuerdefinition“ und tragen die entsprechenden Zeiträume und Steuersätze ein
  8. Sofern Sie die DATEV-Schnittstelle nutzen, denken Sie daran in den neuen Zeilen ebenfalls den korrespondierenden DATEV-Steuerschlüssel einzutragen.
  9. über „Aktualisieren“ und „OK“ werden die Einstellungen gesichert

Wenn Sie die Umsatzsteuererklärung aus SAP Business One heraus erstellen und versenden, ist es unter Umständen notwendig die Steuererklärungsfelder anzupassen. (siehe auch ELSTER)

Variante 2

Anlage neuer Steuerschlüssel für die zeitlich begrenze Mehwertsteuersenkuung

Legen Sie für jedes von Ihnen verwendete Steuerkennzeichen ein zusätzliches Kennzeichen mit dem entsprechenden reduzierten Mehrwertsteuersätzen an. In das Feld „gültig ab“ ist jeweils „01.07.2020“ einzutragen.

Anmerkung:
In SAP Business One gibt es die Steuerschlüssel „A21„, „A22“ sowie „V21“ und „V22“ die bereits bei der Mehrwersteueranpassung 2007 angewendet wurden. Sie können in Absprache mit Ihrem Steuerberater auch entscheiden diese bestehenden Steuerschlüssel zu verwenden.

Für den reduzierten Mehrwersteuersatz (5%) gibt es aus der Vergangenheit hingegen keine bestehenden Steuerschlüssel.

  1. Öffnen Sie erneut die Steuerkennzeichen -Definition unter
    Administration -> Definition -> Finanzwesen -> Steuer -> Steuerkennzeichen
  2. Scrollen Sie zur letzten Zeile. Diese steht Ihnen zur Neuanlage eines Steuerkennzeichens zur Verfügung
  3. Vergeben Sie im Feld „Code“ ein neues Steuerkennzeichen
  4. Vergeben Sie einen Namen für das Steuerkennzeichen (hier „A2C„)
  5. Wählen Sie im Feld „Kategorie„, ob es sich um eine Ausgangs-oder Vorsteuer handelt
  6. Hinterlegen Sie im Feld „Steuerkonto“ das entsprechende Sachkonto
  7. per Doppelklick auf die Zeilennummer öffnen sie die „Steuerdefinition“ und tragen als Zeitraum ab „01.07.2020“ ein
  8. Sofern Sie die DATEV-Schnittstelle nutzen, denken Sie daran in den neuen Zeilen ebenfalls den korrespondierenden DATEV-Steuerschlüssel einzutragen.
  9. über „Aktualisieren“ und „OK“ werden die Einstellungen gesichert

Die bestehenden Artikelstammdaten kennen diese neuen Steuerkennzeichen nicht. Daher ist sicher zu stellen, dass ab dem 01.07.2020 die Steuerkennzeichenermittlung die neuen Steuerkennzeichen korrekt zuordnet.

Sie finden die Steuerkennzeichenermittlung unter:
Administration > Definition > Finanzwesen > Steuer > Steuerkennzeichenermittlung

Am 01.01.2021 ist diese Steuerkennzeichenermittlung entsprechend wieder aufzuheben.

Wenn Sie die Umsatzsteuererklärung aus SAP Business One heraus erstellen und versenden, ist es unter Umständen notwendig die Steuererklärungsfelder anzupassen. (siehe auch ELSTER)

DATEV-Schnittstelle

Sofern Sie Ihre Buchhaltungsdaten per DATEV- AddOn an Ihren Steuerberater exportieren, klären Sie mit diesem, welche Transaktionen zum 30.06.2020 buchhalterisch abgeschlossen und übertragen werden sollten. Nach Aussage von DATEV wird die Steuerumstellung keine Auswirkungen auf die DATEV-Schnittstelle haben. Nach aktuellem Stand wird DATEV die neuen Steuersätze am 30.06.2020 bekannt geben. Das DATEV AddOn wird weiterhin gültig sein. Der DATEV-Lauf muss mit Datum 30.6.2020 durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Buchungsstoff vor 01.07.20 mit „alter“ Logik im DATEV-System abgeschlossen ist.

Sofern Sie in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater zusätzliche Steuerkennzeichen angelegt haben, denken Sie daran den entsprechenden DATEV Steuerschlüssel einzutragen, damit beim Export über die DATEV-Schnittstelle diese Steuerkennzeichen korrekt zugeordnet werden.

Ein Übersicht der DATEV-Steuerschlüssel finden sie auf folgender Seite: https://apps.datev.de/dnlexka/document/1018040#D63050408956826635

Steuererklärungsfelder und ELSTER-Informationen

Wenn Sie die Umsatzsteuererklärung aus SAP Business One heraus erstellen und versenden (ELSTER), ist es unter Umständen notwendig die Steuererklärungsfelder anzupassen.

Die Einstellungen erfolgen unter:
Administration -> Definition -> Finanzwesen -> Steuer -> Steuererklärungsfelder

Anpassen der Steuererklärungsfelder

Wählen Sie oben links unter „Gültig ab“ „Neu definieren“ aus und wählen den 01.07.2020
Dabei werden sämtliche Konfigurationen aus dem vorherigen Zeitraum übernommen

SAP Business One - Definition des Zeitpunktes der Steuererklärung

Anpassen von vorhandenen Kennziffern

  1. Achten Sie darauf, dass Sie in der Steuererklärungsfelder-Definition für den Zeitraum ab dem 01.07.2020 ausgewählt haben.
  2. Wählen Sie die Kennziffer aus, die Sie anpassen möchten und führen einen Doppelklick auf die Zeilennummer aus.
  3. Es öffnet sich die Boxdefinition
  4. Nun können Sie dieser Kennziffer weitere Steuerkennzeichen zuordnen.
  5. Durch Klick Sie auf „Aktualisieren“ und  „OK“ schließt sich das Fenster der „Boxdefinition“.
  6. Durch erneuten Klick auf „Aktualisieren“ im Fenster „Steuererklärungsfelder-Definition“ wird die Änderung gespeichert

Anlage neuer Kennziffern

  1. Achten Sie darauf, dass Sie in der Steuererklärungsfelder-Definition für den Zeitraum ab dem 01.07.2020 ausgewählt haben.
  2. Scrollen Sie zur letzten Zeile, die Ihnen zur Anlage einer neuen Kennziffer zur Verfügung steht.
  3. Tragen Sie unter Kennzeichen das entsprechende Kennzeichen ein (Abzustimmen mit der Steuerberatung)
  4. Tragen Sie einen Namen ein
  5. Wählen Sie bei Typ „USt.-Kennzeichen“ aus
  6. Unter „Zusammenfassungsfeld“ auswählen, ob der Basis-oder Steuerbetrag gemeldet wird
  7. Im Feld „Soll/Haben“ bitte Sollseite und Habenseite auswählen
  8. Mit einem Klick auf die neue Zeilennummer öffnen Sie die Boxdefinition
  9. Durch Klick Sie auf „Aktualisieren“ und  „OK“ schließt sich das Fenster der „Boxdefinition“.
  10. Durch erneuten Klick auf „Aktualisieren“ im Fenster „Steuererklärungsfelder-Definition“ wird die Änderung gespeichert.

Nachstehend finden zudem Sie einige Informationen seitens ELSTER bezüglich der Umsatzsteuervordrucke 2020 (Zeilenzuordnung) als auch der Umsatzsteuer-Voranmeldung 2020 sowie der Umsatzsteuererklärung 2020. Diese Informationen finden Sie zudem auf den ELSTER Seiten (hierfür ist ein Elster-Zugang erforderlich).
Für externe Dokumente können wir keine Gewähr übernehmen.

Beleg-Übersicht

Übersicht der Mehrwertsteuer-Änderungen zu den entsprechenden Terminen

Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche Umstellung und einen störungsfreien Betrieb.

Ihr C&P Capeletti & Perl Support Team